Les charges récupérables sur le locataire
C'est le poste où les cabinets perdent le plus d'argent sans s'en apercevoir, parce que l'erreur est invisible jusqu'à la contestation — et que le locataire dispose de trois ans pour la soulever, souvent bien après son départ.
Quelles charges le bailleur peut-il récupérer sur le locataire ?
Seules les charges figurant sur la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être récupérées sur le locataire. Cette liste est limitative : une dépense qui n'y figure pas n'est pas récupérable, quelle que soit la rédaction du bail. La logique du texte est constante — le locataire supporte la consommation, l'entretien courant et les menues réparations des équipements dont il profite ; le bailleur supporte l'investissement, le gros entretien et le remplacement.
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Une liste limitative, et ce que cela implique
Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables. Le mot important est limitative : ce qui n'y figure pas ne se récupère pas, et aucune clause du bail ne peut y déroger. Un bail qui prévoirait la récupération d'une dépense hors liste comporte une clause réputée non écrite.
C'est ce point que les gestionnaires appliquent le mieux en théorie et le plus mal en pratique. Personne ne récupère volontairement une dépense interdite ; l'erreur vient de la reprise, telle quelle, d'un appel de charges de copropriété qui mélange des postes récupérables et des postes qui ne le sont pas.
La logique du texte est pourtant simple et permet de trancher la plupart des cas sans consulter la liste. Le locataire supporte ce qui relève de l'usage : la consommation, l'entretien courant, les menues réparations des équipements dont il profite. Le bailleur supporte ce qui relève du patrimoine : l'investissement, le gros entretien, le remplacement.
La frontière, poste par poste
Le tableau ci-dessous applique cette logique aux postes qui reviennent le plus souvent dans un décompte de charges d'immeuble collectif.
| Poste | Récupérable sur le locataire | À la charge du bailleur |
|---|---|---|
| Chauffage collectif | Combustible, exploitation, entretien courant | Remplacement de la chaudière, réfection du réseau |
| Eau chaude collective | Consommation, entretien courant de la production | Remplacement du ballon ou de l'échangeur |
| Ascenseur | Électricité, entretien courant, menues réparations | Remplacement des câbles, mise aux normes, gros entretien |
| Parties communes | Électricité, produits, entretien courant | Réfection des peintures, remplacement des revêtements |
| Espaces verts | Entretien courant, arrosage, taille | Remplacement des végétaux d'ornement, réfection des allées |
| Gardiennage | Fraction de la rémunération selon les tâches assurées | Part correspondant aux tâches non récupérables |
| Ordures ménagères | Taxe d'enlèvement des ordures ménagères | Taxe foncière |
| Honoraires de syndic | Rien | La totalité : jamais récupérable |
Le cas du gardien, le plus mal traité
La rémunération d'un gardien ou d'un concierge n'est récupérable qu'en partie, et la fraction dépend des tâches qu'il assure réellement. Le décret pose deux quotités : 75 % lorsque l'employé assure cumulativement l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, 40 % lorsqu'il n'assure que l'une des deux.
S'il n'assure ni l'une ni l'autre — un gardien uniquement chargé de la surveillance et de l'accueil — sa rémunération n'est pas récupérable du tout.
L'erreur classique consiste à reprendre le pourcentage voté par la copropriété sans vérifier la réalité des tâches, ou à conserver un pourcentage devenu faux après une réorganisation du service. Sur un immeuble avec gardien, ce poste représente souvent la première ligne du décompte : une erreur de quotité s'y chiffre en centaines d'euros par an et par lot.
La régularisation annuelle et ses justificatifs
Les charges sont généralement appelées par provisions mensuelles, régularisées une fois par an. La régularisation n'est pas une formalité : elle est encadrée, et son irrégularité ouvre au locataire un droit de contestation étendu.
Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Les pièces justificatives doivent être tenues à sa disposition pendant six mois à compter de l'envoi du décompte.
Deux délais méritent d'être connus. Le locataire dispose de trois ans pour contester une régularisation, ce qui signifie qu'une pratique irrégulière reste ouverte longtemps après son départ. Et le bailleur dispose du même délai pour réclamer un arriéré de charges : au-delà, sa créance est prescrite.
- Un décompte par nature de charges, communiqué un mois avant la régularisation
- Le mode de répartition entre les locataires, en immeuble collectif
- Les pièces justificatives tenues à disposition pendant six mois
- La distinction claire entre les postes récupérables et ceux qui ne le sont pas
- Pour un gardien, la quotité appliquée et les tâches qui la justifient
- Les relevés de compteurs individuels lorsqu'ils existent, plutôt qu'une répartition forfaitaire
Le lien avec l'état des lieux et le solde de tout compte
À la sortie d'un locataire, la régularisation des charges se heurte à un problème de calendrier. En copropriété, le montant définitif dépend de l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, souvent voté plusieurs mois après le départ.
L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 organise cette situation : le bailleur établit un arrêté provisoire des comptes et peut, lorsque cela est dûment justifié, conserver une provision qui ne peut excéder 20 % du dépôt de garantie. Le solde est régularisé dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes.
Deux erreurs sont fréquentes. Traiter cette provision comme un forfait acquis, alors qu'elle doit être justifiée et le solde restitué. Et retenir la totalité du dépôt en attendant les comptes : la provision porte sur 20 % au maximum, le reste doit être restitué dans le délai normal d'un ou deux mois, sous peine de la majoration de 10 % du loyer par mois de retard.
C'est aussi pourquoi les relevés de compteurs de l'état des lieux comptent autant. Sans index correctement relevés et rattachés au logement par leur numéro, la régularisation ne peut pas être arrêtée, le solde reste ouvert, et le délai de restitution court quand même.
| Situation à la sortie | Ce que le bailleur peut faire | Limite |
|---|---|---|
| Comptes de copropriété non arrêtés | Conserver une provision dûment justifiée | 20 % du dépôt de garantie au maximum |
| Comptes approuvés depuis | Régulariser et restituer le solde | Dans le mois suivant l'approbation |
| Accord des parties | Solder immédiatement les comptes | Possible à tout moment |
| Aucun relevé de compteur exploitable | Rien : la régularisation ne peut pas être arrêtée | Le délai de l'article 22 court malgré tout |
| Retenue au-delà de 20 % sans justification | Rien | Majoration de 10 % du loyer par mois de retard |
| Arriéré de charges découvert plus tard | Réclamer dans les trois ans | Au-delà, la créance est prescrite |
Questions fréquentes
Le bail peut-il prévoir la récupération d'autres charges ?
Non. La liste du décret n° 87-713 est limitative : une dépense qui n'y figure pas n'est pas récupérable, et une clause du bail qui le prévoirait est réputée non écrite. Le locataire peut en demander le remboursement pendant trois ans.
Les honoraires de syndic sont-ils récupérables ?
Non, jamais, en totalité. C'est l'un des postes qui, repris tel quel d'un appel de charges de copropriété, crée le plus d'irrégularités dans un décompte locatif.
Quelle part du salaire du gardien peut-on récupérer ?
75 % lorsque l'employé assure cumulativement l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, 40 % lorsqu'il n'assure que l'une des deux, et rien s'il n'assure ni l'une ni l'autre. L'erreur classique est de reprendre un pourcentage devenu faux après une réorganisation du service.
Quels justificatifs le bailleur doit-il fournir ?
Un décompte par nature de charges communiqué un mois avant la régularisation, le mode de répartition entre locataires en immeuble collectif, et les pièces justificatives tenues à disposition pendant six mois à compter de l'envoi du décompte.
Pendant combien de temps une régularisation peut-elle être contestée ?
Trois ans. C'est aussi le délai dont dispose le bailleur pour réclamer un arriéré de charges : au-delà, sa créance est prescrite. Une pratique irrégulière reste donc ouverte longtemps après le départ du locataire.
Le bailleur peut-il garder le dépôt en attendant l'arrêté des comptes ?
Pas en totalité. Il peut conserver une provision qui ne peut excéder 20 % du dépôt, dûment justifiée, sur la base d'un arrêté provisoire, et il la solde dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes. Le reste doit être restitué dans le délai normal d'un ou deux mois.
Sources
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 (liste des charges récupérables)
- Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (charges récupérables et régularisation)
- Article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (dépôt de garantie)
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (état des lieux type)
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