Calculer le coût interne d'un état des lieux
La question n'est pas de savoir si un agent coûte moins cher qu'un prestataire à l'heure : il coûte souvent moins cher. Elle est de savoir ce que coûte l'heure qu'il ne passe pas à louer un lot, et ce que coûte le rapport qu'il produit entre deux visites.
Combien coûte réellement un état des lieux réalisé par un agent de l'agence ?
Le coût interne d'un état des lieux se calcule en additionnant le temps passé, valorisé au coût horaire chargé de l'agent, et le déplacement. Pour un agent à 2 200 € brut mensuels, soit environ 20,60 € de l'heure une fois les charges patronales ajoutées, une mission de deux heures trente et dix-huit kilomètres revient à environ 62 €. Ce montant est un plancher : il ne valorise ni les rendez-vous reportés, ni le temps de rédaction repris au bureau, ni le coût d'une retenue perdue faute de rapport opposable.
Verifie en 2026-09 · EDL Montpellier, Montpellier
Le calcul
Trajet aller-retour, relevé sur place et finalisation du rapport compris.
Charges patronales ajoutées automatiquement, à hauteur de 42 %.
Valorisée à 0,60 € du kilomètre, barème indicatif véhicule 5 CV.
Coût interne d'un état des lieux
62,29 €
| Coût horaire chargé | 20,60 € / h |
| Coût du temps passé | 51,49 € |
| Coût du déplacement | 10,80 € |
| Coût annuel du volume saisi | 11 212,81 € |
| Même volume au tarif moyen affiché | 19 548,00 € HT |
| Surcoût annuel en externalisant | 8 335,19 € |
Coût horaire chargé calculé sur une base de 151,67 heures mensuelles (35 heures hebdomadaires) et un taux de charges patronales de 42 %, ordre de grandeur du secteur privé. Déplacement valorisé à 0,60 € du kilomètre, barème indicatif véhicule 5 CV.
Le calcul ne valorise ni le coût d'un litige perdu faute de rapport opposable, ni le temps de gestion des reprises de rendez-vous. Il sous-estime donc le coût interne réel.
Ce que le calcul mesure, et ce qu'il ignore
Le calcul retient deux postes seulement : le temps et le déplacement. Ce sont les deux qui se mesurent sans convention. Tout le reste — l'amortissement du matériel, la licence du logiciel de rédaction, l'assurance, l'encadrement — dépend de choix propres à chaque structure et fausserait la comparaison plus qu'il ne l'éclairerait.
Le calcul ignore délibérément quatre coûts réels, tous défavorables à l'internalisation. Le premier est le rendez-vous reporté : un locataire absent, c'est un déplacement perdu et un créneau à replanifier. Le deuxième est la rédaction reprise au bureau, rarement comptée dans le temps de mission.
Le troisième est le coût d'opportunité : une heure passée en état des lieux est une heure non passée en visite, en négociation ou en prospection. Sur un poste commercial, c'est le coût le plus élevé de tous et le seul que personne ne facture.
Le quatrième est le risque : un rapport imprécis se paie une fois, sur une retenue perdue, et le montant dépasse largement le coût de production de plusieurs missions.
| Poste | Compté dans le calcul | Pourquoi |
|---|---|---|
| Temps de mission | Oui | Se mesure sans convention |
| Déplacement | Oui | Barème kilométrique standard |
| Rendez-vous reporté | Non | Fréquence propre à chaque portefeuille |
| Rédaction reprise au bureau | Non | Souvent absente des relevés de temps |
| Heure non passée en visite | Non | Coût d'opportunité, propre au poste |
| Retenue perdue faute de preuve | Non | Aléatoire, mais le plus coûteux |
Les quatre postes non comptés jouent tous dans le même sens : le coût interne réel est supérieur au montant affiché par le calculateur.
Le coût horaire chargé, seul chiffre qui compte
Un salaire brut n'est pas un coût. Les charges patronales représentent de l'ordre de 40 à 45 % du brut dans le secteur privé, ce qui porte un salaire de 2 200 € brut à environ 3 124 € de coût mensuel employeur.
Rapporté aux 151,67 heures mensuelles d'un temps plein à 35 heures, ce coût donne environ 20,60 € de l'heure. C'est ce chiffre, et non le taux horaire brut, qu'il faut multiplier par le temps de mission.
La différence entre les deux lectures est de 42 %. Une agence qui raisonne sur le brut sous-estime son coût interne de près de la moitié, et conclut logiquement que produire en interne est plus économique qu'externaliser.
Le temps de mission, lui, se mesure porte à porte : départ de l'agence, trajet, relevé sur place, retour et finalisation du rapport. Un état des lieux d'un T3 tourne couramment entre deux et trois heures pour un opérateur non spécialisé.
| Salaire brut mensuel | Coût employeur | Coût horaire chargé | Mission de 2 h 30 |
|---|---|---|---|
| 1 900 € | 2 698 € | 17,79 € | 44,48 € |
| 2 200 € | 3 124 € | 20,60 € | 51,50 € |
| 2 600 € | 3 692 € | 24,34 € | 60,85 € |
| 3 000 € | 4 260 € | 28,09 € | 70,22 € |
Charges patronales estimées à 42 % du brut, base 151,67 heures mensuelles. Hors déplacement.
Le seuil de bascule
En dessous d'un certain volume, l'internalisation reste rationnelle : les états des lieux s'insèrent dans les creux d'activité, sans désorganiser le reste. Au-delà, ils cessent d'être une variable d'ajustement et deviennent une contrainte de planning.
Le seuil ne se lit pas sur le volume moyen mais sur le pic. Un portefeuille produisant quinze états des lieux par mois en moyenne peut en concentrer quarante en septembre : c'est ce mois-là qui décide, pas la moyenne annuelle.
Un troisième facteur pèse davantage que le coût unitaire : la récupérabilité. La part de l'état des lieux d'entrée facturée au locataire est plafonnée, mais elle existe pour une prestation facturée. Le temps d'un agent salarié n'est jamais récupérable auprès du locataire.
Autrement dit, à coût brut identique, l'externalisation d'un état des lieux d'entrée coûte moins cher en net au bailleur, puisqu'une partie de la facture est légalement partagée. C'est l'argument que les grilles internes oublient systématiquement.
| Volume mensuel | Charge en heures | Ce que cela représente |
|---|---|---|
| 5 états des lieux | 12 h 30 | Moins d'un jour et demi |
| 15 états des lieux | 37 h 30 | Une semaine pleine |
| 30 états des lieux | 75 h | Un mi-temps |
| 50 états des lieux | 125 h | Un temps plein |
Base de 2 h 30 par mission, déplacement et rédaction compris.
Comparer honnêtement deux offres
Une comparaison utile porte sur trois colonnes, pas sur une : le coût brut, le coût net après part locataire récupérable, et la charge en heures libérées. Un prestataire plus cher au brut peut être moins cher au net et libérer une semaine de travail.
Le second point de comparaison est le format du rapport. Un rapport conforme au décret n° 2016-382, avec photos annexées et description mesurée, n'a pas la même valeur qu'un relevé rapide, et cette différence ne se voit qu'au moment d'une retenue contestée.
Le troisième est la capacité en pic. Un prestataire qui produit trente états des lieux par mois n'aide pas un portefeuille qui en concentre quarante en septembre. La question à poser n'est pas le prix unitaire mais le volume tenu sur la semaine de rentrée.
Une comparaison qui ne porte que sur le prix affiché conclut toujours en faveur de la solution la moins chère à l'unité, qui est rarement la moins chère à l'année.
Questions fréquentes
Pourquoi ajouter 42 % au salaire brut ?
Parce que les charges patronales sont un coût réel pour l'employeur. Un salaire de 2 200 € brut coûte environ 3 124 € par mois à l'entreprise. Raisonner sur le brut sous-estime le coût interne de près de la moitié.
Combien de temps prend un état des lieux ?
Entre deux et trois heures porte à porte pour un T3, déplacement et finalisation du rapport compris. Un opérateur spécialisé descend en dessous, un agent qui en réalise quelques-uns par mois se situe plutôt dans le haut de la fourchette.
Le calcul tient-il compte du logiciel et du matériel ?
Non, volontairement. Ces postes dépendent de choix propres à chaque structure et rendraient la comparaison moins lisible. Leur omission joue en faveur de l'internalisation : le coût interne réel est supérieur au montant affiché.
Une partie du coût est-elle récupérable auprès du locataire ?
Pour l'état des lieux d'entrée seulement, et dans la limite du plafond légal. C'est un avantage propre à la prestation facturée : le temps d'un salarié n'est jamais récupérable, quel qu'en soit le montant.
À partir de quel volume faut-il externaliser ?
Il n'y a pas de seuil universel. La bonne lecture est le pic, pas la moyenne : un portefeuille qui concentre quarante sorties en septembre a un problème de capacité même s'il n'en produit que quinze par mois en moyenne.
Peut-on externaliser une partie seulement des états des lieux ?
C'est le montage le plus fréquent et souvent le plus rationnel : les entrées récupérables et les pics saisonniers sont externalisés, les sorties sensibles restent internes. La capacité se réserve alors à l'avance, pas au moment du préavis.
Sources
- Décret n° 2014-890 du 1er août 2014 (plafonnement des honoraires)
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (état des lieux type)
- Justice.fr — Peut-on faire payer les frais d'état des lieux au locataire ?
Contenu vérifié en 2026-09. Ce calculateur restitue une règle de droit commun. Il ne remplace ni la grille de vétusté annexée au bail, ni un conseil juridique individualisé.