Prestataire pour agences immobilières

Le plafond de recette, point de départ du calcul

Contrairement à une idée répandue, une agence n'est pas libre de facturer l'état des lieux au prix qu'elle veut. Le décret n° 2014-890 du 1er août 2014 encadre la part imputable au locataire sur l'état des lieux d'entrée par deux conditions cumulatives, et l'oubli de la seconde est la source d'erreur la plus fréquente.

La première condition est un plafond au mètre carré : 3,03 € TTC par mètre carré de surface habitable pour les baux signés à compter du 1er janvier 2026. Ce montant, figé à 3 € pendant onze ans, à été indexé sur l'IRL par l'arrêté du 17 juillet 2025. La seconde condition est relative : la part imputée au locataire ne peut jamais excéder celle imputée au bailleur. Autrement dit, le plafond de 3,03 €/m² définit la moitié de la recette, pas la totalité.

Sur l'état des lieux de sortie, il n'y a pas de partage possible : il est intégralement à la charge du bailleur, même lorsqu'il est réalisé par l'agence ou par un prestataire. Une agence qui en impute une part au locataire s'expose à une demande de remboursement, exerçable pendant trois ans.

Ce que coûte réellement un état des lieux fait en interne

Le réflexe naturel est de comparer le prix d'un prestataire à zéro, puisque l'agent est déjà salarié. C'est le calcul qui fait perdre de l'argent aux agences. Le bon référentiel est le coût complet de l'heure d'agent, multiplié par le temps réellement consommé — et ce temps n'est jamais celui du seul rendez-vous.

Un état des lieux d'entrée sur un T3 mobilise en pratique deux à trois heures : trajet aller-retour, stationnement, prise de contact et attente du locataire, constat, puis rédaction et relecture au bureau. À cela s'ajoute le coût invisible : pendant ces trois heures, l'agent ne prend pas de mandat, ne fait pas de visite et ne signe pas de bail.

Le tableau ci-dessous met en regard, pour trois typologies courantes, la recette maximale autorisée par la loi et ce que représente le même travail fait en interne.

Recette calculée au plafond de 3,03 €/m², part locataire et part bailleur au maximum admis. Elle suppose que le bailleur accepte de supporter au moins autant que le locataire.

La sortie, le poste où l'externalisation change tout

Sur l'entrée, l'externalisation dégage une marge. Sur la sortie, elle réduit une perte — et c'est souvent le raisonnement le plus décisif. Puisque rien n'est refacturable au locataire, chaque état des lieux de sortie fait en interne est un coût sec pour l'agence ou pour le bailleur, sans contrepartie de recette.

Or c'est aussi l'intervention la plus exposée. C'est elle qui déclenche le délai de restitution du dépôt de garantie prévu à l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 : un mois si la sortie est conforme à l'entrée, deux mois sinon, avec une majoration de 10 % du loyer par mois de retard. C'est elle qui sert de base à toute retenue, et donc à toute contestation.

Un état des lieux de sortie bâclé coûte donc deux fois : une fois en temps d'agent non facturable, une seconde fois en litige. C'est la raison pour laquelle nous appliquons exactement le même niveau de détail à la sortie qu'à l'entrée, alors que c'est la prestation la moins visible pour le bailleur.

Ce qu'il faut exiger d'un prestataire

Externaliser ne dispense pas l'agence de sa responsabilité : c'est elle qui reste le mandataire du bailleur, et c'est son nom qui figure sur le document. Un prestataire mal choisi transforme un gain de temps en risque de mandat. Cinq exigences nous paraissent non négociables :

• Une trame conforme aux mentions imposées par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, ou la reprise de la vôtre si elle l'est déjà
• Un vocabulaire fermé et constant : les mêmes qualificatifs d'état d'un rapport à l'autre, sans quoi la comparaison entrée-sortie est inexploitable
• Des photographies horodatées par élément, et non une vue d'ensemble par pièce
• Une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant l'activité, communicable sur demande
• Un interlocuteur unique nommé, et non un standard : sur un litige, vous devez pouvoir joindre la personne qui était sur place

Comment se passe la mise en place

La bascule d'un portefeuille se fait en trois temps et ne demande aucune modification de vos outils. D'abord un appel de cadrage : volume mensuel estimé, typologies dominantes, secteurs, logiciel de gestion utilisé et format de livraison attendu. Ensuite un lot de test sur trois à cinq logements, que vous relisez avant de généraliser — c'est le seul moyen honnête de juger une trame.

Enfin la mise en production : nous prenons la main sur la prise de rendez-vous et les relances auprès des locataires, en nous présentant au nom de votre agence. Vous ne recevez plus que le rapport, et une facture mensuelle unique avec un récapitulatif par mandat et par adresse, directement exploitable pour votre refacturation.

Notre capacité propre est de cinquante états des lieux par mois. Au-delà, la montée en charge passe par des intervenants formés au même protocole, sous quinze jours ouvrés après validation du volume. Nous préférons annoncer cette limite que promettre un volume que nous ne tiendrions pas en septembre.